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슬랙은 팀과 채널을 이용해서 주제별로 혹은 과제별로 대화의 컨텍스트(Context)를 분리할 수 있습니다. 특히 채널은 공개 채널(Public Channel)과 비공개 채널(Private Channel)이 존재하기 때문에 의사소통 과정에 불필요한 요소들을 배제해 나갈 수 있습니다. 하지만 슬랙 역시 "메세징 서비스"의 형태를 띄고 있고 시간순으로 정렬된 메세지의 흐름을 타임라인(Timeline)을 보는 것처럼 봐야하기 때문에 채널 만으로 약간 아쉬운 감이 없지 않았습니다.

2017년 1월 슬랙 업데이트에서 새롭게 도입된 스레드(Thread) 기능은 채널에서 주고 받는 메세지에 댓글 형태의 커뮤니케이션을 할 수 있도록 해주는 새로운 기능입니다. 다른 사용자가 올린 멘션별로 스레드를 만들 수 있고 이렇게 만들어진 스레드는 데스크탑, 모바일 클라이언트에서 별도의 스레드 관리 화면을 통해 집중적(?)으로 관리할 수 있습니다. 단톡방의 형태를 띄고 있어 시계열로 메세지가 나열되던 것에서 한걸음 나아가 특정한 대화에 집중할 수 있게 되었네요!

타임라인에 요렇게 보입니다~! 상대방의 대화 위로 마우스를 올리면 "Start a thread" 버튼이 보입니다

아직 기존의 시계열 메세지 나열 방식이 익숙하다보니 스레드가 손에 익지는 않는 것 같습니다. 그래도 분명 어느 순간 익숙해지면 유용할 수 밖에 없는 기능이긴 합니다. 상대방 메세지에 리액션(Reaction)만 하고 대화의 진행을 살펴보면서 문맥을 파악해야 했던 불편함을 스레드로 해소해 보시기 바랍니다!

지금까지 살펴본 내용으로, 팀을 생성하고 협업에 참여해야 하는 사람들을 초대했고 적절히 채널 생성과 권한 부여까지 마쳤습니다. 어느 도구나 마찬가지지만 새로운 도구에 익숙해지기 위해서는 자주 사용하고 살펴봐야 합니다. 그런데 우리가 일상의 업무를 수행하고 다른 사람과 협업할 때 사용하는 도구는 정말 많고 다양합니다. 클라우드 저장공간에 파일을 올려두고 공유하거나 공정의 진척을 관리하고 이슈를 관리/기록하기 위해 다양한 서비스를 이용합니다. 

슬랙은 분명 커뮤니케이션을 위한 최고의 도구지만 이런 기능까지 다 제공하지는 않습니다. 대신, 슬랙이 그 중심에서 허브(hub) 역할을 할 수 있도록 많은 외부 서비스, 시스템과의 연동 기능을 제공하고 있습니다. 

1) 에코시스템(eco-system)이란?

팀마다 혹은 개인마다 선호하는 툴이 다를 수 있고, 회사의 정책이나 규정에 따라 사용해야 하는 서비스가 정해져 있을 경우가 많습니다. 그래서 슬랙은 모든 협업의 가능을 제공하기 보다는 에코시스템(eco-system)을 만드는 방법을 택한 것입니다. 이름만 들어도 알 수 있는 서비스들이 이미 슬랙 에코시스템의 핵심인 앱 디렉터리(App Directory)에 등록되어 있고 점점 더 많은 서비스가 자신들의 이름을 올리고 있습니다. 

앱 디렉터리는 애플의 앱 스토어(App Store)나 구글의 플레이 스토어(Play Store)처럼 플랫폼을 위한 서드파티(Third Party) 애플리케이션 혹은 플러그인의 경연장입니다. 슬랙 공식 웹 사이트의 앱 디렉터리에서 제공되는 서비스는 누구든지 자신의 슬랙 팀 공간과 연결할 수 있습니다. 슬랙을 통해 공식적으로 제공되는 서비스들입니다. 

“공식적”이라는 단어는 앱 디렉터리와 커스텀 인테그레이션(Custom Integration)을 나누는 중요한 기준입니다. 구글 드라이브(Google Drive)나 깃허브(GIthub)처럼 널리 사용하는 서비스는 소정의(?) 공식 프로세스를 거쳐 앱 디렉터리라는 에코시스템을 통해 슬랙 사용자에게 공급될 수 있습니다. 앱 디렉터리에서 제공되는 서비스는 이미 널리 알려진 서비스부터 상용 서비스나 대중을 대상으로 누구나 사용할 수 있도록 준비된 서비스인 경우가 많습니다.

[그림] 슬랙 앱 디렉터리에는 이미 수많은 서비스들이 등록되어 있습니다!

하지만 어떤 기능이나 서비스는 외부로 노출하지 않고 특정한 팀에서만 활용되어야 할 경우가 있습니다. 이런 경우에는 비슷한 개발 과정을 거치되 제한적인 팀에서만 사용할 수 있도록 ‘커스텀 인테그레이션’이라는 방식으로 슬랙에 병합될 수도 있습니다.

커스텀 인테그레이션은 조직이나 회사 등 이해 관계에 따라 구현될 내용이나 정책이 달라질 수 있습니다. 이 방식을 통해 구현될 수 밖에 없는 경우나 회사의 규정이나 방침에 따라 외부의 범용 서비스를 이용하지 못하는 경우가 아니라면, 일부러라도 앱 디렉터리에 서비스를 제공하는 서비스 제공자(Service Provider)를 선택하여 기존 프로세스를 마이그레이션하는 것도 슬랙의 활용성을 높이는 데 분명 도움됩니다. 외부 서비스 접근이 제한적인 기업, 혹은 자사의 서비스를 일상 업무에 꼭 활용해야 하는 경우를 제외한다면 앱 디렉터리에 등록되어 있는 많은 서비스들을 슬랙 팀에 연동해서 사용하는데 큰 이슈는 없을 것입니다. 

2) 구글 드라이브 연동하기

웬만한 사용자에게는 이미 익숙한 구글 드라이브(Google Drive)를 연동해보겠습니다. 

1. 슬랙 팀에 구글 드라이브를 연결하기 위해서 슬랙 클라이언트에서 팀 이름을 클릭 후 “Apps & Integration” 메뉴를 선택합니다. 

2. 앱 디렉터리 화면이 열리면, 검색창에 “google drive”를 입력합니다. 

3. 목록에서 가장 상단에 위치한 구글 드라이브를 선택합니다. 

4. 왼쪽에 위치한 초록색 인스톨 버튼을 클릭하면 구글 드라이브 기능 설치에 대한 보다 자세한 안내가 출력됩니다. 

팀에 연동하려는 서비스나 앱에 따라 다르겠지만 구글 드라이브의 경우 슬랙에서 URL 을 붙여넣기 했을 때 기능이 동작하며, 개별 사용자들이 별도의 구글 인증을 진행해야만 정상적인 사용이 가능합니다. 화면의 안내를 잘 살펴보고 인증 절차를 진행하면 슬랙 팀에 구글 드라이브를 연동하는 절차는 끝납니다. 앱 디렉터리에 등록된 다른 서비스들도 비슷한 절차를 거쳐 팀에 연동할 수 있습니다. 

구글 드라이브를 연결하여 파일을 공유하는 것의 가장 큰 장점은 컨텐츠의 내용을 슬랙이 자동으로 인덱싱 해준다는 점입니다. 구글 드라이브로 이동하지 않더라도 컨텐츠 내용을 슬랙에서 검색할 수 있다는 것이지요. 이런 식으로 슬랙은 많은 외부 서비스들이 가능한 슬랙 내부에서 활용될 수 있도록 도와주고 있으며, 이를 통해 협업의 중심 공간으로 자리잡는 시도를 하고 있습니다.

슬랙은 열린 협업 공간이지만 사람들이 모이다 보면 분명 적절한 권한 관리의 필요성이 느껴지기 마련입니다. 특히 사내 인력이 아닌 비즈니스 파트너나 단기적으로 과제에 참여하는 외부 인력이 있다면 권한 관리에 대해서 더 꼼꼼히 신경쓸 필요도 있겠죠. 슬랙이 제공하는 권한 관리 기능을 살펴보고 우리 팀에 적절한 권한 체계를 만들어 보시기 바랍니다!

1. 멤버 등급 관리

1) 4가지 멤버 등급

슬랙에서는 팀에 참여하는 사람을 4가지 멤버 등급으로 나누어 관리할 수 있습니다. 바로 팀 오너(Owner), 어드민(Admin), 멤버(Member), 게스트(Guest)입니다. 먼저 팀 오너(Owner)는 팀을 생성한 사람이 기본적으로 지정되며 결제 관련 정보, 인증, 팀의 폐쇄 등 가장 강력한 권한을 가집니다. 오너는 팀별로 오직 한 사람만 지정되는 최고 관리자입니다. 

어드민(Admin)의 경우 팀원의 관리, 채널의 관리 권한 등을 가집니다. 조직의 규모에 따라 여러 사람을 지정하여 유연하게 운영할 수 있습니다. 멤버(Member)는 팀원을 말합니다. 메시지를 보내고 받거나 공개 채널을 마음껏 이용하는 것과 같은 일반적인 작업이 허용됩니다. 

마지막으로 다른 조직과의 협업 등에 유용하게 활용할 수 있는 게스트(Guest)가 있습니다. 게스트 등급은 채널 단위로 접근 권한을 부여 받게 되며, 해당 채널 내에서는 멤버와 동일한 수준의 활동을 할 수 있습니다. 필요한 경우 여러 채널에 대한 액세스 권한도 부여할 수 있습니다. 프로젝트나 일시적인 외부 협업이 필요한 경우 채널을 적절히 분리하여 게스트 등급을 활용하면 불필요한 팀원의 증가, 관리 요소의 증가를 막을 수 있습니다. 

이 4가지 멤버 등급은 오너와 어드민이 언제든 조정할 수 있습니다.

[그림1] 팀원에게 적절한 등급을 부여하는 것이 권한 관리의 시작입니다!

2) 사용자 그룹 지정(유료 기능)

슬랙을 유료로 사용하는 경우 멤버와 게스트 어카운트에 대한 기능 이외에 사용자 그룹(User Group)을 지정할 수 있는 기능이 추가로 제공됩니다. 규모가 작은 경우 크게 유용하지 않을 수 있지만 개발팀이 여럿 존재하고 마케팅이나 디자인팀 등 실제 오프라인에서의 조직 구조가 적용되어야 한다면 이 기능을 활용하여 사용자 그룹으로 각 조직의 구성원을 관리할 수 있습니다. 

예를 들어 개발팀에 전체 공지를 하고 싶다면, @devteam이라는 사용자 그룹을 만들고 메시지를 전달할 수 있습니다. 이 기능은 메시지를 별도로 전달할 수 있는 쉬운 방법이라는 점에서 조직이 크고 복잡할수록 진가를 발휘합니다. 다만 유료로 사용하는 팀에게만 제공되는 기능이므로 슬랙을 무료로 사용하는 경우에는 이용할 수 없습니다. 

2. 채널 권한 관리

채널에서는 과제나 주어진 업무에 대한 의사소통이 일어나고 그 이력이 모두 남게 됩니다. 그러니 채널을 폐쇄할 때 아카이브할 수 있도록 제공한다거나 비공개 채널에서 오고 간 내용을 새로운 참여자에게 공개할 것인지를 결정하는 것도 무척 중요합니다. 따라서 채널에 대한 권한 관리는 다른 권한 관리보다 훨씬 중요합니다. 

팀이 생성되면 채널 관리에 대한 초기값은 거의 대부분, 모든 사용자에게 열려 있습니다. 특정한 채널에서 사용자를 내보내는 권한만 오너와 어드민에게 부여되어 있는 정도입니다. 자유로운 슬랙 운영을 위해서 공개 채널/비공개 채널을 만들고 아카이브하는 권한을 일반 멤버나 게스트에게 허용하기도 합니다. 하지만 무분별하게 활용되는 경향이 있다면 오너나 어드민에게만 한정해 권한을 부여할 필요가 있습니다. 

[그림2] 기본적인 채널에 대한 동작은 상당히 루즈하게 설정되어 있습니다.

3. 메시지 권한 관리

메시지에 대한 관리는 사전에 예약되어 있는 멘션 대상과 채널에 대한 권한, 사용자가 입력한 메시지에 대한 수정/삭제에 대한 권한 관리로 구분됩니다. 

1) 멘션

슬랙에서 사용되는 사전 예약 멘션에는 @channel과 @here가 있습니다. 특정한 채널 내의 모든 사용자들에게 알려야 할 메시지가 있을 때, 사용자에게 멘션을 보내는 것처럼 @channel로 멘션을 보내면 공지(Notification)를 보낼 수 있습니다. @here의 경우 조금 더 특별한 예약 멘션입니다. 슬랙 사용자는 슬랙 클라이언트 활성화 여부에 따라 활성(Active)과 비활성(Away)으로 상태가 구분됩니다. 

@here 멘션은 현재 상태가 활성(Active)인 사람에게 메시지를 보낼 수 있습니다. 예를 들어, “5분뒤에 회의가 시작됩니다. 회의실로 모여주세요!”나 “점심 먹으러 나갑시다!”와 같은 멘션을 사무실에 출근한 사람들에게만 보내고 싶다면 @here를 사용하면 됩니다. 멘션의 권한도 오너나 어드민에게만 줄 것인지 메시지 관리 화면에서 정할 수 있습니다. 멘션의 성격상 대규모(?)의 공지를 발생시킬 수 있으니 모든 사용자가 권한을 가지고 있는지 미리 확인하기 바랍니다.

2) 메시지 수정/삭제

잘못 전달된 메시지가 잘못 전달되지 않도록 방지할 필요가 있다면 업데이트한 메시지의 삭제/수정 권한을 설정합니다. 일반적인 메시징 서비스나 메일 시스템에서는 한 번 발송한 내용을 주워담는 것이 불가능합니다. 메일 하나를 보내더라도 수신인이나 내용에 잘못된 부분은 없는지, 단체 대화방에 글을 남길 때 예민한 멘트로 인해 오해를 살 일은 없는지 신경 쓰게 됩니다. 

하지만 슬랙에서는 메시지를 삭제하거나 수정할 수 있습니다. 오탈자가 있거나 잘못된 링크를 공유했을 때 언제든 삭제하고 수정할 수 있는 편리함을 제공하는 것이지요. 하지만 수정/삭제하기 전에 이미 잘못된 정보를 다른 작업에 활용하거나 공유했하면 “누구의 잘못인가?”, “어디서부터 잘못된 것인가?”와 같은 소모적인 논란을 낳을 수도 있습니다. 

이런 상황을 미연에 방지하기 위해서는 오너나 어드민에게만 메시지 삭제 권한을 부여하거나 업데이트 후 일정 시간 이후에는 메시지를 수정할 수 없도록 권한을 조정해야 합니다. 

[그림3, 4] 적절한 메시지 권한은 불필요한 오해와 불편을 막는 지름길입니다.

다음 화에서는 슬랙에서 외부 서비스, 시스템과 연동하는 방법 중 구글 드라이브와 연동하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.