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지금까지 살펴본 내용으로, 팀을 생성하고 협업에 참여해야 하는 사람들을 초대했고 적절히 채널 생성과 권한 부여까지 마쳤습니다. 어느 도구나 마찬가지지만 새로운 도구에 익숙해지기 위해서는 자주 사용하고 살펴봐야 합니다. 그런데 우리가 일상의 업무를 수행하고 다른 사람과 협업할 때 사용하는 도구는 정말 많고 다양합니다. 클라우드 저장공간에 파일을 올려두고 공유하거나 공정의 진척을 관리하고 이슈를 관리/기록하기 위해 다양한 서비스를 이용합니다. 

슬랙은 분명 커뮤니케이션을 위한 최고의 도구지만 이런 기능까지 다 제공하지는 않습니다. 대신, 슬랙이 그 중심에서 허브(hub) 역할을 할 수 있도록 많은 외부 서비스, 시스템과의 연동 기능을 제공하고 있습니다. 

1) 에코시스템(eco-system)이란?

팀마다 혹은 개인마다 선호하는 툴이 다를 수 있고, 회사의 정책이나 규정에 따라 사용해야 하는 서비스가 정해져 있을 경우가 많습니다. 그래서 슬랙은 모든 협업의 가능을 제공하기 보다는 에코시스템(eco-system)을 만드는 방법을 택한 것입니다. 이름만 들어도 알 수 있는 서비스들이 이미 슬랙 에코시스템의 핵심인 앱 디렉터리(App Directory)에 등록되어 있고 점점 더 많은 서비스가 자신들의 이름을 올리고 있습니다. 

앱 디렉터리는 애플의 앱 스토어(App Store)나 구글의 플레이 스토어(Play Store)처럼 플랫폼을 위한 서드파티(Third Party) 애플리케이션 혹은 플러그인의 경연장입니다. 슬랙 공식 웹 사이트의 앱 디렉터리에서 제공되는 서비스는 누구든지 자신의 슬랙 팀 공간과 연결할 수 있습니다. 슬랙을 통해 공식적으로 제공되는 서비스들입니다. 

“공식적”이라는 단어는 앱 디렉터리와 커스텀 인테그레이션(Custom Integration)을 나누는 중요한 기준입니다. 구글 드라이브(Google Drive)나 깃허브(GIthub)처럼 널리 사용하는 서비스는 소정의(?) 공식 프로세스를 거쳐 앱 디렉터리라는 에코시스템을 통해 슬랙 사용자에게 공급될 수 있습니다. 앱 디렉터리에서 제공되는 서비스는 이미 널리 알려진 서비스부터 상용 서비스나 대중을 대상으로 누구나 사용할 수 있도록 준비된 서비스인 경우가 많습니다.

[그림] 슬랙 앱 디렉터리에는 이미 수많은 서비스들이 등록되어 있습니다!

하지만 어떤 기능이나 서비스는 외부로 노출하지 않고 특정한 팀에서만 활용되어야 할 경우가 있습니다. 이런 경우에는 비슷한 개발 과정을 거치되 제한적인 팀에서만 사용할 수 있도록 ‘커스텀 인테그레이션’이라는 방식으로 슬랙에 병합될 수도 있습니다.

커스텀 인테그레이션은 조직이나 회사 등 이해 관계에 따라 구현될 내용이나 정책이 달라질 수 있습니다. 이 방식을 통해 구현될 수 밖에 없는 경우나 회사의 규정이나 방침에 따라 외부의 범용 서비스를 이용하지 못하는 경우가 아니라면, 일부러라도 앱 디렉터리에 서비스를 제공하는 서비스 제공자(Service Provider)를 선택하여 기존 프로세스를 마이그레이션하는 것도 슬랙의 활용성을 높이는 데 분명 도움됩니다. 외부 서비스 접근이 제한적인 기업, 혹은 자사의 서비스를 일상 업무에 꼭 활용해야 하는 경우를 제외한다면 앱 디렉터리에 등록되어 있는 많은 서비스들을 슬랙 팀에 연동해서 사용하는데 큰 이슈는 없을 것입니다. 

2) 구글 드라이브 연동하기

웬만한 사용자에게는 이미 익숙한 구글 드라이브(Google Drive)를 연동해보겠습니다. 

1. 슬랙 팀에 구글 드라이브를 연결하기 위해서 슬랙 클라이언트에서 팀 이름을 클릭 후 “Apps & Integration” 메뉴를 선택합니다. 

2. 앱 디렉터리 화면이 열리면, 검색창에 “google drive”를 입력합니다. 

3. 목록에서 가장 상단에 위치한 구글 드라이브를 선택합니다. 

4. 왼쪽에 위치한 초록색 인스톨 버튼을 클릭하면 구글 드라이브 기능 설치에 대한 보다 자세한 안내가 출력됩니다. 

팀에 연동하려는 서비스나 앱에 따라 다르겠지만 구글 드라이브의 경우 슬랙에서 URL 을 붙여넣기 했을 때 기능이 동작하며, 개별 사용자들이 별도의 구글 인증을 진행해야만 정상적인 사용이 가능합니다. 화면의 안내를 잘 살펴보고 인증 절차를 진행하면 슬랙 팀에 구글 드라이브를 연동하는 절차는 끝납니다. 앱 디렉터리에 등록된 다른 서비스들도 비슷한 절차를 거쳐 팀에 연동할 수 있습니다. 

구글 드라이브를 연결하여 파일을 공유하는 것의 가장 큰 장점은 컨텐츠의 내용을 슬랙이 자동으로 인덱싱 해준다는 점입니다. 구글 드라이브로 이동하지 않더라도 컨텐츠 내용을 슬랙에서 검색할 수 있다는 것이지요. 이런 식으로 슬랙은 많은 외부 서비스들이 가능한 슬랙 내부에서 활용될 수 있도록 도와주고 있으며, 이를 통해 협업의 중심 공간으로 자리잡는 시도를 하고 있습니다.

슬랙이 제공하는 채널(Channel)은 모든 사용자가 참여할 수 있는 공개 채널(Public Channel)과 초대된 사용자만 참여할 수 있는 비공개 채널(Private Channel)로 나뉩니다. 만들어진 채널이 공개 채널인 경우 언제든 필요에 따라 비공개 채널로 변경할 수 있지만, 한 번 비공개 채널로 바뀐 뒤에는 다시 공개 채널로 변경할 수 없기 때문에 채널을 생성하거나 채널의 타입을 변경할 때 주의를 기울여야 합니다. 

두 채널의 타입은 팀의 속성과 목적에 따라 달라질 수 있겠지만 제한적인 사용자만 이용하는 채널을 적절히 활용하는 것은 중요한 시작점이 될 수 있습니다. 채널 목록을 살펴보면 공개 채널은 해시(#) 마크로 표기되고 비공개 채널은 열쇠고리 모양으로 표기되기 때문에 식별이 쉽습니다. 

채널을 만들기 위해서는 팀 화면의 왼쪽에 위치한 “CHANNELS” 섹션의 플러스 아이콘을 선택해야 합니다. 전체 화면이 채널 생성 작업 화면으로 바뀌면 채널의 타입과 소문자로 구성된 채널의 이름, 그리고 옵션 필드인 채널의 목적을 입력할 수 있고, 필요한 경우 채널을 생성하면서 사용자를 초대할 수도 있습니다. 

[그림1] 채널 이름 앞의 아이콘 모양으로 공개

채널을 생성할 때 사용자를 초대하지 못했다 하더라도 걱정할 필요는 없습니다. 언제든지 채널 내의 “초대” 옵션으로 사용자를 채널에 참여하도록 할 수 있습니다. 공개 채널의 경우 사용자가 직접 검색해 채널을 찾고 참여하는 것도 가능합니다. 다수의 사용자가 팀을 이룰수록 채널도 사용자 수에 걸맞게 많아지고 세분화되는 것이 자연스러운 현상입니다. 

채널 섹션을 구분 짓는 “CHANNEL” 텍스트를 누르면 현재 팀에 생성된 모든 채널을 조회할 수 있고 자신이 참여하고자 하는 채널에 쉽게 접근할 수 있게 됩니다. 채널은 채널 이름으로 구분되게 하는 것이 좋지만, 채널의 목적을 조금 더 자세히 기술해 둔다면 누구든지 필요한 채널을 쉽게 찾을 수 있을 겁니다. 

[그림2] 채널의 목적을 자세히 기술해두면 더욱 좋겠죠!

비공개 채널에 팀원을 초대하는 경우에는 기존 채널을 아카이빙하고 새롭게 만들 것인지, 아니면 이전의 이력을 새로 참여하는 사람도 볼 수 있도록 채널을 유지할 것인지를 추가로 선택해야 합니다. 비공개 채널을 사용하는 패턴에 따라 다르겠지만 필요한 경우 새로 참여한 사람에게 이전의 대화 내용을 볼 수 없도록 해야 하는 경우 유용한 옵션입니다. 슬랙은 팀에 참여하는 사람을 4가지 멤버 등급(Owner, Admin, Member, Guest)으로 나누어 관리할 수 있습니다. 구성원에서 적절한 등급을 부여하는 것은 권한 관리의 시작입니다. 다음 화에서 자세히 알아보겠습니다.

(이 글은 한빛출판네트워크의 "IT기획연재" 섹션에 연재중인 글입니다. 더 많은 글을 살펴보고 싶다면 한빛출판네트워크 공식 웹사이트를 들러보셔도 좋습니다 ^_^)

기존 메시징 서비스, 이메일 등을 비롯한 여러 소통 채널은 불필요한 정보의 홍수를 막을 적절한 방법이 없었습니다. 그룹 메일에 포함되어 있다면 제목과 수신/참조, 발신자 등을 조건으로 꼼꼼하게 메일을 필터링하지 않으면 불필요한 메일을 읽고 확인하느라 시간을 허비할 수밖에 없습니다. 필터링 룰(Rule)을 설정하는 것이 만만치 않습니다. 메시징 서비스 역시 빠르게 의사소통하는 데는 유용하지만 그룹 대화방을 만드는 작업을 몇 번 하다 보면, 어떤 대화방에서 어떤 사람들이 무슨 이야기를 했는지 헷갈립니다. 여러 대화방을 효과적으로 활용하는 것도 쉽지 않습니다. 

슬랙은 이런 정보의 쓰나미를 채널(Channel)을 통해 관리할 수 있습니다. 채널은 기본적으로 팀이 생성되면 #general 과 #random 두 개가 존재합니다. 하지만 필요에 따라 얼마든지 새로운 채널을 만들고 늘려 나갈 수 있습니다. 채널을 만드는 것은 지극히 주관적이고 팀별로 행해지는 작업이기 때문에 특별한 제약조건이 존재하지 않습니다. 채널을 많이 만들 필요가 없는 소규모 팀이라면 기본 채널로 모든 의사소통과 정보 공유를 해도 무방합니다. 하지만 과제에 참여하는 사람이 많고 정보 소통의 레벨링(Leveling)과 권한 관리(Rights Management)가 필요하다면 채널을 적극 활용하는 것이 좋습니다. 

더 이상 사용하지 않는 채널은 아카이빙하세요!

팀의 개설 초기에는 정보 공유의 대상을 단일한 채널에서 주고 받게 됩니다. 하지만 과제가 성숙되고 팀의 활동이 많아지면 특정한 그룹이 사람들 혹은 목적에 따라 정보를 나누어 소통하는 것이 좋은 상황이 필연적으로 발생합니다. 가끔은 팀 구성원들 만의 소통 공간으로 슬랙 팀을 구성했다가 고객사의 담당자와도 함께 이야기를 나눌 공간이 필요한 경우도 생길 수 있겠지요. 이런 상황이 되면 승인이 필요한 채널을 구성하고 필요한 사람들만 해당 채널에 참여할 수 있는 권한을 부여하여 그들에게만 정보를 공유하는 것이 가능해집니다. 

아카이빙된 채널은 언제든 다시 호출~!

이렇게 만들어진 채널은 필요한 만큼 사용하다 더 이상 필요가 없어지면 언제든지 삭제할 수 있습니다. 혹시 삭제하기 전에 채널에서 공유된 정보들을 별도로 보관해야 할 필요가 있다면 채널 아카이빙(Archiving)을 통해 언제든 열람할 수 있도록 저장해 둘 수 있습니다. 아카이빙을 하는 경우 권한을 가지고 있던 사용자들이 적절히 권한을 재분배받지 못한다는 단점은 있습니다. 하지만 과제의 특정한 단계(Phase)를 나누거나 스팟성으로 필요에 의해 채널을 만드는 경우가 많다면 아카이빙 기능을 통해 언제든 정보의 소통 이력을 살펴볼 수 있기 때문에 필요에 따라 활용하면 됩니다.