스마트워킹#3 - 에버노트로 만드는 나만의 회의록

지난 두 번의 포스팅을 통해 에버노트를 설치하고 첫 메모를 만드는 과정을 살펴봤습니다. 에버노트가 메모를 관리하는 단위인 노트와 노트북, 노트북 스택의 개념도 알아봤습니다. 복잡해 보이지만 사실 굉장히 단순한 구조를 가지고 있는 것이 에버노트입니다. 뭔가 메뉴도 많아 보이고 기능도 많아 보이지만 핵심은 "메모를 만들고 기록한다" 임을 잊으시면 안됩니다. 누차 말씀 드리지만 고급 기능들은 천천히 필요할 때 찾아보면 되니까요.

이제 에버노트의 기본적인 노트 작성을 통해 할 수 있는 것들을 알아볼까 합니다. 에버노트 활용을 위해서 일상을 한 번 들여다 보도록 하겠습니다. 직장인이든 학생이든 사람들은 모임을 많이 갖게 됩니다. 여행을 위한 모임일 수도 있고 고객과의 만남 일수도 있습니다. 혹은 교수님이 내주신 숙제에 대한 프로젝트 킥오프 미팅일 수도 있겠지요. 이런 모임에는 꼭 무언가 토의를 하게 되고 앞으로 해야할 것들에 대한 스케쥴, To-Do List 작성등을 하게 됩니다. 이런 것들을 기록하는 노트, 즉 회의록을 위해 활용할 수 있는 에버노트의 기능들을 살펴보면 어떨까요?

[ 노트 작성창을 여는 여러가지 방법들 ]

에버노트에서 새로운 노트 작성을 위해 메뉴에서 " 파일 > 새노트 " 를 선택하시거나 에버노트 어플리케이션 메인 화면 상단의 " 새 노트 " 버튼을 선택합니다. 혹은 CTRL-N 을 눌러서 아주 빠르게 새 노트 작성 창을 여서도 상관 없습니다. 손에 잘 감기는 방법을 하나 기억해 두시면 좋을 것 같습니다. 노트 작성창을 연 다음 노트가 기록될 노트북을 선택하실 수 있으니 굳이 노트가 속할 노트북을 미리 정하실 필요는 없습니다. 노트 작성후에 간단히 Drag & Drop 하여 끌어다 놓으면 노트북 변경도 당연히 가능합니다.

노트 작성창을 보니 또 뭔가 선택하고 입력해야 할 것들이 잔뜩 보입니다. 맥용 어플리케이션에서는 상대적으로 더 단순한 화면을 보여줍니다만 윈도우용 어플리케이션은 뭔가 좀 번잡해 보이기도 합니다. 하지만 당황하지 말고 하나씩 살펴보면 별 것도 아니라는 느낌이 드실겁니다. 일반적인 워드프로세서나 문서 편집기 프로그램과 크게 다르지 않은 화면입니다. 오히려 기능이 제한되어 있기 때문에 다른 한편으로는 심플해 보이기도 합니다.
 

[ 텍스트에서 이미지까지 쉽게 만드는 노트 ]

백문이 불여일견이라고 기능을 주저리주저리 설명하기 전에 한장의 스크린 샷으로 가능한 것들을 나열해 봤습니다. 노트에 대한 제목을 먼저 상단에 적어주고 노트가 속할 노트북을 선택하실 수 있습니다. 공동작업을 많이 한다면 노트를 생성한 사람에 대한 정보를 적어주면 좋겠지요? 혹시나 웹 사이트를 참고한다면 해당 사이트의 주소를 적어줘도 좋을 것 같습니다. 나중에 살펴보겠지만 웹 사이트 주소 영역은 다른 목적으로도 사용됩니다. ^^

에버노트 활용에 있어서 가장 중요한 것 중 하나는 검색을 위한 다양한 태그를 활용하는 것입니다. 우리가 수첩을 이용할 때 중요한 메모가 있는 부분은 플래그 같은 것을 붙여 두거나 귀퉁이를 살짝 접어서 나중에 찾기 쉽게 하는 경우가 많습니다. 에버노트에서 태그를 이용하는 이유는 그것과 크게 다르지 않습니다. 메모나 노트는 늘 분류되고 찾기 쉽게 구분되어야 합니다. 본문 검색이 당연히 되지만 태그를 통해서 조금 더 상세히 분류하는 습관을 들여 놓으면 훨씬 좋겠지요?

에버노트 본문은 기본적으로 텍스트를 넣을 수 있습니다. 회의록 작성을 한다면 회의의 소주제가 여러가지 나오겠지요? 이럴 때는 번호를 붙인 리스트를 이용해서 소주제를 구분하고 각각의 아이템들을 들여쓰기를 통해 깔끔하게 입력할 수 있습니다. 뭔가 To-Do List 성격의 아이템이 있다면 체크박스를 이용하면 좋을 것 같네요.

텍스트만 입력하다보면 왠지 허전해 보입니다. 회의에 참석한 사람들의 사진을 넣거나 웹에서 가져온 그림, 캡쳐한 사진을 같이 넣으면 금상첨화일 것 같습니다. 특히 이슈에 대한 회의를 하고 있다면 이슈가 되고 있는 웹 사이트, 기사, 혹은 그 외의 무언가 이미지로 표현되는 것들을 손쉽게 CTRL-C, V 만으로 붙여넣기할 수 있습니다.

그런데 이도저도 아니고 타이핑 속도도 느려서 못해먹겠다 싶은 순간도 있을 겁니다. 혹은 너무 중요한 회의라서 녹취가 필요한 경우도 있겠지요. 이 때는 편집기 맨 우측에 위치한 녹음 버튼을 이용해서 음성 녹음 파일을 노트에 첨부할 수도 있습니다. NoPD 는 개인적으로 외국인과의 회의에서 뭔가 잘못 이해하고 놓치는 것이 생기지 않도록 녹음 기능을 많이 활용하고 있습니다. 

이렇게 노트를 만들고 나면 어떻게 저장할까요? 네, 그냥 창을 닫으시면 됩니다. 뭔가 정보를 입력하고 이미지를 붙여 넣고 하는 와중에 에버노트는 열심히 그 내용을 저장하고 있습니다. 그냥 로컬에 저장하기도 하지만 일정한 간격으로 인터넷을 통해 클라우드 스토리지에 노트 정보를 업로드하고 동기화합니다. 그저 차려놓은 밥상에 숟가락 올려두듯 회의록 작성에만 몰입하면 나머지는 에버노트가 다 알아서 해주는 것입니다. 

[ 작성된 회의록을 공유해보자 ]

회의록을 작성하고나면 회의 참석자들에게 공유할 필요가 있습니다. (그러고보니 위의 캡쳐사진 배경에 공동구매 글씨가 압박이군요 ;;;) 노트 자체를 공유해도 되겠지만 보통 이메일로 많이들 공유하곤 합니다. 작성된 노트의 상단에 "공유" 버튼을 누르면 이메일로 발송하는 옵션이 노출됩니다. 다른 공유 기능에 대해서는 다른 포스팅에서 자세히 살펴보도록 하겠습니다. 이메일 공유를 위해 맨 첫번째 "이메일로 보내기" 를 선택합니다.

받는 사람 주소에는 세미콜론으로 여러명의 주소를 입력할 수 있습니다. 주소록 연동과 같은 것이 안되서 조금 불편할 수는 있습니다만 메일 본문에 에버노트의 내용이 깔끔하게 저장되어 전송되기 때문에 감수하고 사용할만한 메리트는 있습니다. 잠시 후 메일함을 열어보면 아래 화면처럼 깔끔하게 정돈된 노트가 전송됩니다.

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